Как контролировать работу сотрудников на удаленке

Удаленная работа, как способ организации трудового процесса, была придумана в 70-х годах прошлого века. Сегодня число работодателей, решивших перевести и, возможно, оставить на «удалёнке» часть сотрудников, увеличивается с каждым днем. В этой статье мы поделимся с вами своим опытом, как контролировать работу сотрудников и правильно организовать процесс, чтобы он был максимально эффективным.

Плюсы и минусы удалённой работы сотрудников

Предприниматель имеет возможность снизить затраты на аренду и обустройство офисов, доставку сотрудников к месту работы и некоторые другие расходы.

Работник также получает целый ряд преимуществ:

• возможность меньше времени быть в пути и лучше организовывать собственное время;
• вероятное повышение производительности и качества выполняемой работы;
• отсутствие психологического, физического и морального перенапряжения;
• повышение уровня самостоятельности.

Однако, далеко не каждый сотрудник обладает необходимыми для высокого уровня самодисциплины качествами, поэтому ответственность за правильную организацию рабочего процесса в большей степени лежит на работодателе.

Как мы управляем работой сотрудников и проектами удаленно

Поскольку мы изначально ведем дела всегда удаленно, у нас сложилась система. Встреча с заказчиками — всегда лично или по видео-связи с ответственным за проект. Стратегическое планирование — в CRM Битрикс24, где мы формируем проекты, ставим задачи сотрудникам и отслеживаем этапы сделок и все входящие, исходящие контакты и рекламную деятельность.

Минимум раз в неделю — общение голосом с ключевыми сотрудниками. Время созвонов стараемся соблюдать, но бывает съезжаем, тут есть над чем поработать. Но есть и другие варианты — читайте о них ниже.

Как контролировать работу сотрудников

Руководитель должен тщательно и заранее продумать, как контролировать работу сотрудников на удаленке.

На практике, выдав людям задачи, но не выстроив оптимальной модели поведения, взаимодействия и контроля, владелец организации или предприятия может получить множество проблем, включая: не вовремя выполненные заказы, конфликтные ситуации, и, как следствие, потерянную выгоду, штрафы, неустойки, текучесть кадров и прочее.

Всем ли подходит «удалёнка»?

На самом деле, нет! Есть несколько групп работников, которые, оказавшись вне привычной офисной обстановки, могут тяжело переживать адаптацию, выполнять задачи некачественно, либо вовсе через некоторое время попросить об увольнении. Это связано с личными качествами сотрудников, а еще сильнее — с привычками.

К сотрудникам, которым менее подходит удаленная работа, относятся:

• лица с низким уровнем самодисциплины и мотивации;
• люди, недавно устроившиеся на работу, то есть, не имеющие достаточного опыта для самостоятельного выполнения задач;
• экстраверты;
• лица, имеющие проблемы с интернет-коммуникацией;
• те, кто привык к старому устою, и ни за что не променяют его ни на какой другой.

Таким людям нововведения даются тяжело, поэтому привычный ход дел в компании, как все было раньше — нужно имитировать и создавать в интернет-коммуникации, включая не только виртуальную переговорную, но и онлайн-кухню, где в свободной форме можно пообщаться (без принуждения!), неформальные онлайн-встречи.

Как втянуть сотрудников в удаленный формат работы

Важно: работать удаленно должно быть удобно обеим сторонам, поэтому необходимо согласовать все с сотрудниками до мельчайших деталей — в будущем это поможет избежать многих проблем с коммуникацией.

Согласно исследованиям, наибольший процент сотрудников, трудящихся на удаленке, присутствует в следующих секторах бизнеса:

• административный персонал (17%),
• продажи (14%),
• транспорт (12%),
• IT (10%),
• юристы (28%),
• искусство и СМИ (47%),
• аналитика, маркетинг и PR (32%) — это мы, как раз.

Организовываем процесс будущей работы

Чтобы сотрудники могли выполнять свои функции из дома, у них должно быть соответствующее оборудование. При его отсутствии обязанность по приобретению возлагается на руководство фирмы.

Каким образом осуществлять взаимосвязь? Каждая компания выбирает то, что удобно именно им. Одни используют мессенджеры, Zoom, Skype, Trello, другие ограничиваются только телефонными звонками, третьи управляют через CRM-системы с четкой системой функций по выдаче задач, контролю их выполнения, проверке сроков и т.д.

Рассмотрим популярные мессенджеры:

Важно: руководство должно быть готово к тому, что подстроиться под всех и учесть мнение каждого члена команды — невозможно. Будут скептики и недовольные. Однако, опросить подчиненных и постараться их «услышать» — все же стоит.

Как помочь сотруднику работать удаленно

Хороший руководитель должен подумать не только о том, как контролировать работу сотрудников на удалёнке, но и том, как помочь им перейти на новый тип организации трудового процесса.

Те, для кого работа на удаленке — дело привычное, разработали специальную памятку, состоящую из 8 важных советов для тех, кто переходит на новую для себя систему. Вот эти базовые рекомендации (их работодатель может распечатать и вручить своим подчиненным):

1. Предупредите всех, кто проживает вместе с вами, что в определенный временной промежуток вас нельзя беспокоить.
2. Старайтесь придерживаться того графика работы, который был у вас в офисе.
3. Подготовьте рабочее место.
4. Не нарушайте привычных ритуалов (например, если вы привыкли пить кофе с коллегами в 10.00, продолжайте делать это онлайн, либо в одиночку).
5. Будьте «в теме», не прерывайте связи с руководством/коллегами в течение дня.
6. Делайте перерывы, во время которых нужно делать разминку для глаз и несложные физические упражнения.
7. Тщательно планируйте дела, в идеале — составляйте список, чтобы ничего не забыть.
8. Не забудьте каждое утро согласовывать с руководителем список задач на сегодня.

Важные советы по организации общения внутри компании

Правило основное: понять то, как происходит процесс коммуникации, как сотрудники поддерживают дисциплину и т.д. можно только, наладив работу. Отталкиваясь от имеющихся краткосрочных результатов, можно вносить определенные корректирующие меры.

Для руководителя:

• правила общения работников с вами должны быть понятными и четкими (в определенные часы происходит «онлайн-встреча» с руководством, в другое время работники общаются друг с другом или пр.);
• день должен быть строго нормирован, например, с 9.00 до 17.00 человек должен находиться на рабочем месте и иметь возможность это подтвердить. Но если необходимости в подобном нет, вполне можно пустить сотрудника в свободное плавание, разрешив творить тогда, когда ему это удобно, например, ночью — по четкому заданию;
• обязательно запрашивайте отчеты о проделанной работе, с той периодичностью, с которой это необходимо именно вам и компании;
• обсуждать нужно все: успехи, промахи, стадии, сроки и прочее — делать это нужно постоянно, минимум, 2-3 раза в неделю;
• если задание очень важное и ответственное, его можно поручить сразу двум сотрудникам, не ставя их об этом в известность;
• о новых задачах для конкретного человека рассказывайте не только ему, но и коллективу — это серьезно повышает уровень ответственности;
• чтобы ускорить процесс работы, сократите сроки, если замечаете, что сотрудник «медлит».

Если планируется использование системы штрафов и наказаний, с ней должны быть ознакомлены все сотрудники, чтобы в будущем не возникало никаких недомолвок. Такая система касается и руководителей. Например, опоздал — заплати.

Методы контроля удаленных сотрудников и выполнения проектов

Самый простой способ: выдача конкретного объема работ на определенный период времени.
Чтобы иметь возможность контроля над действиями работника, применяют различные системные продукты. Например, Hubstaff, ActivTrak, Kickidler, Toggl, Yaware.TimeTracker — популярные системы учета рабочего времени. Часто применяют CRM (Jira, Битрикс24 и др.) или системы для отслеживания задач в Trello, Kanban.

В идеале, форма контроля результативности и качества для каждой должности должна быть индивидуальной.

Существуют и более «жесткие» способы контроля, а именно — ПО, позволяющее отслеживать не только процесс работы, но и анализировать, чем именно человек занимался в разные моменты времени. Примеры такого специализированного ПО: DeskWork, LeaderTask, JomPortal. Если нет реальной необходимости — даже не думайте в эту сторону.

Будьте готовы к тому, что на систему постоянного онлайн-мониторинга рабочего процесса будут согласны далеко не все сотрудники. Кроме того, ее установка сложна и требует определенных финансовых вливаний, и никто не гарантирует, что движение мышкой по экрану продуктивнее, чем попить кофе и поразмышлять над проектом в кухне. Как вы это отследите?

Составляем правила работы

Отлично, если они будут простыми и понятными для всех. Лаконичные инструкции, схемы, памятки, даже зарисовки — гораздо более информативны, чем многотомные послания, которые никто не захочет читать.

В каждой компании, правила работы — свои. Мы приведем пример, чтобы вы могли понять, как примерно такие рекомендации составляются.

Как контролировать работу сотрудников: правила для руководителя:

1. Привлекайте работников к общению всеми возможными способами. Видео-связь, онлайн-совещания, конференции и прочие мероприятия должны быть частыми, причем, рекомендуется обсуждать не только рабочие, но и посторонние вопросы, чтобы работник не чувствовал большого отрыва от офиса и коллектива.
2. Используйте средства видеосвязи, чтобы «собрать всех вместе», ведь невербальное общение — важнейшая часть рабочего процесса.
3. Не пускайте все на самотек. Удаленный сотрудник и фрилансер — разные люди. Отчеты по выбранному вами каналу связи должны поставляться регулярно.

Отзывы работников

Согласно исследованиям, после определенного периода работы вне офиса, людей опрашивали на предмет того, понравился ли им подобный опыт.

Ответы распределись следующим образом:

• оцениваю опыт, как негативный — 7%;
• не почувствовал разницы — 18%;
• эффективность моей работы повысилась — 27%;
• работа стала приносить больше удовлетворения, т.к. появилось время на личную жизнь — 45%;
• иное — 13%.

О каких преимуществах чаще всего упоминалось:

• не нужно тратить время на дорогу на работу и обратно;
• можно отказаться от костюма, макияжа, прически;
• можно подстроить график под себя;
• работать можно практически в любом месте, где есть доступ к интернету.

Из минусов сотрудники на удаленке чаще всего называли следующие:

• отсутствие общения;
• перегрузки при неправильной постановке задач со стороны руководства;
• частые технические сбои (в подаче электроэнергии, работы техники, сторонних программ);
• необходимость хранить дома документации, орг.технику и прочее;
• необходимость иметь хорошее оборудование и стабильный высокоскоростной интернет.

Итог

Подводя итоги по вопросу контроля удаленных сотрудников, давайте обозначим самое главное — это четкость постановки задач, сроков и ответственных за их выполнение, далее — налаженная формальная и неформальная коммуникация в компании и создание благоприятного климата в коллективе — чтобы каждый чувствовал себя причастным к полезным внутри организации.

Всем эффективного управления. Если понадобится помощь в настройке удаленной работы — закажите у нас консультацию, и мы рассмотрим вашу ситуацию и предложим логичное решение именно для целей вашей компании.