Перевести сотрудников на удаленку законно

Распространение пандемии COVID-19 в России, сопровождающееся принятием ограничительных санитарных и профилактических мер, вызвало немало вопросов у работодателей по поводу перехода работников на удаленную работу. В настоящей статье раскрыто понятие дистанционного труда с юридической точки зрения, а также рассмотрены особенности перевода работников на удаленную занятость.

Перевод подчинённых на удалённую работу: обязанность или право работодателя

Как таковой обязанности законом не установлено. Между тем, в некоторых регионах, например, в Москве и Липецкой области действуют меры профилактики распространения заболевания, заключающиеся в выполнении руководством предприятий и работниками возложенных дополнительных обязательств. Так, например, согласно указу мэрии Москвы на индивидуальных предпринимателей и предприятия в период распространения коронавирусной инфекции возложены следующие обязанности по:

• обеспечению измерения температуры тела подчинённых на рабочих местах;
• отстранению работников с повышенной температурой от выполнения своих трудовых функций;
• недопущению к стационарному месту работы сотрудников, которые переведены на режим самоизоляции на дому;
• содействию сотрудникам в соблюдении на дому режима самоизоляции;
• передаче в Роспотребнадзор по требованию органа сведений о любых контактах заболевшего инфекцией 2019-nCoV;
• проведению обеззараживания помещений, в которых находился заболевший.

Указ не содержит требований об обязательном переводе подчинённых на дистанционную работу, в том числе находящихся в зоне риска. Власти субъектов РФ издают указы и распоряжения исключительно в пределах предоставленных полномочий. Они регулируют трудовые отношения лишь в части, не противоречащей ТК РФ. В обратном случае акты, принятые субъектами РФ, не имеют юридической силы и не могут применяться.

Краткая юридическая подсказка (июнь 2020)

1. Перевод сотрудников на удалёнку — это право работодателей, а не их обязанность.
2. Для организации удалённой работы понадобится согласие подчинённого. Профилактические меры по борьбе с заражением COVID-19 на региональном уровне не дают права работодателям в одностороннем порядке переводить работников на удалёнку.
3. Можно не аннулировать действующий трудовой контракт и не подписывать новый договор об удалённой работе при переводе на такой вид занятости. Внести в заключённый договор необходимые коррективы или заключить дополнительное соглашение — вполне достаточно.
4. Сотрудник, работающий на дому, сам решает, в какое время работать и отдыхать. Однако если допсоглашением установлен конкретный график, то он обязательно должен соблюдаться.
5. Трудовые права, как и гарантии их соблюдения, в равной мере распространяются на всех работников, в том числе на удалёнке.

В этой связи никто не может заставлять работодателей и их сотрудников перейти на работу на дому. Вместе с тем власти субъектов РФ, могут рекомендовать организациям в качестве борьбы с распространением инфекции принять подобные меры. К примеру, Сергей Собянин, мэр Москвы, призвал руководство местных предприятий перевести свой штат на работу на дому. Глава столицы подчеркнул, что на данный момент десятки компаний в добровольном порядке организовали дистанционный способ работы. Сергей Собянин сложившуюся тенденцию признал положительной и предложил такие же меры предпринять и остальным организациям по возможности. В первую очередь, работа на дому должна коснуться женщин, чьи дети из-за пандемии не ходят в школу.

Возможен ли принудительный перевод работников на удалёнку

Перевод штата на удалёнку, равно как и любое изменение условий трудового контракта, возможно только при обоюдном согласии сотрудника и руководства. Подобное положение вытекает из ст. 15 ТК РФ.

Незаконно организовывать работу на дому, даже временную, лишь на основании приказа или распоряжения руководства. Это связано с тем, что переход на удалёнку означает смену места работы, которое является существенным условием контракта (ст. 57 ТК РФ). Изменение таких существенных условий, в частности места работы, возможно только по взаимному соглашению сотрудника и работодателя в письменном формате (ст. 72 ТК РФ). Принятие региональными властями профилактических мер по борьбе с заражением коронавирусом не касается установленного порядка, закреплённого федеральным законодательством. Значит, такие акты на региональном уровне не дают права работодателям в одностороннем порядке переводить штат на удалённую работу. Не обязательно аннулировать уже заключённый трудовой договор и подписывать новый. Можно обойтись внесением соответствующих изменений в действующий договор. В силу ст. 72 ТК РФ предусмотрен такой способ, как заключение сторонами письменного соглашения об изменении условий трудового контракта, где указывается на удалённый характер выполняемой работы, вместе с включением условий такого труда. Отсюда следует, что переход на удаленку возможен при изменении заключенного с подчинённым трудового договора.

Не исключено, что в будущем в отечественном трудом законодательстве появится норма о новом виде занятости — временная удаленная работа. Необходимые поправки уже подготовлены. Он предусматривает введение специального режима работы, при котором возможно совмещать выполнение трудовых обязанностей на своём постоянном рабочем месте (либо в пределах территории работодателя) с удалёнкой. Сам сотрудник может выбирать место для удаленной работы. Оформлять подобный режим труда разрешается путём заключения допсоглашения к контракту, в том числе с помощью обмена электронными документами.

Изменение трудового договора: какие условия следует прописать

Трудовой контракт или соглашение об удалённой работе должны включать в себя следующие пункты:

• характер выполняемого сотрудником труда — дистанционный;
• место удалённой работы: место жительства или нахождения сотрудника;
• оснащение работника аппаратурной с программным обеспечением и средствами защиты информации, необходимыми для выполнения работником своих трудовых обязанностей дистанционным способом;
• предоставление отчетов, в том числе порядок и сроки, сотрудниками на удалёнке о выполненной работе;
• выплата компенсации, в том числе размер, порядок и сроки, за использование во время работы на дому принадлежащих сотрудникам аппаратуры, программных продуктов и средств защиты информации;
• способы компенсации других затрат, понесённых в связи с дистанционным выполнением трудовых функций (к примеру, оплата интернета).

В доп. соглашении допускается прописать причину, по которой стороны предусматривают изменения и работник переходит на удалёнку. В сложившейся обстановке это будет звучать как «профилактика и предупреждение COVID-19 коронавирусной инфекции». Затем работнику и руководству организации останется подписать соглашение, после чего подчиненный в указанную в соглашении дату переводится на удалённую работу.

Дистанционный труд — что это

Дистанционной работой признаётся выполнение трудовых обязанностей, закреплённых трудовым договором, за пределами стационарного рабочего места либо места нахождения работодателя. Работники, подписавшие трудовой контракт об удалённой занятости, являются дистанционными.

Нормы трудового законодательства касается таких работников в той же мере, что и на других сотрудников. Они обладают равными правами и гарантиями их соблюдения: на отдых (еженедельный и ежедневный), ежегодный оплачиваемый отпуск, получение вознаграждения за работу в полном объеме, в том числе стимулирующих и премиальных выплат, получение пособий по временной нетрудоспособности и другие.

Работа за пределами своего постоянного рабочего места — это единственное различие между дистанционными работниками и обычными. Между тем не исключается поддержание контактов с работодателем и осуществление контроля с его стороны. При удалённом труде поддерживается интернет-переписка, обмен электронными документами и телефонные переговоры.
Между тем не стоит путать дистанционных работников с надомниками. Ряд принципиальных моментов позволят их различить. Надомниками являются граждане, реализующие работу прямо из дома из материалов и с применением инструментов и аппаратов, предоставляемых работодателем либо покупаемых надомником за свои деньги согласно трудовому контракту (ст. 310 ТК РФ).

Получается, результат труда надомников — конечный, это изготовленная продукция. В свою очередь, труд дистанционных работников не всегда выражается в произведённой продукции. Результат труда удалённого сотрудника не обязательно выражен конечным продуктом. Надомнику не запрещается выполнять работу вместе с членами семьи. Однако члены семьи не связаны с работодателем трудовыми отношениями. Работодателю не важно, чьими усилиями достигнут конечный результат. В свою очередь, дистанционный сотрудник обязуется выполнить порученное задание или работу лично, о чём он постоянно предоставляет отчёт руководству в оперативном режиме (по телефону либо интернету).

Каковы особенности дистанционной работы

По умолчанию подчиненный на удалёнке сам определяет свой режим работы, а также время отдыха. Между тем при закреплении в соглашении конкретного графика дистанционной работы, сотрудник должен его соблюдать (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
К слову, если в договоре для дистанционного работника установлено 5 рабочих дней в неделю с 8 до 17 часов, то несоблюдение указанного режима, например отсутствие подчинённого в установленное время на рабочем месте является нарушением трудовой дисциплины — прогулом, что влечёт негативные последствия, порой до увольнения (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Следует также учитывать нюансы рабочего места сотрудника на удалёнке. Обычно работник сам выбирает место для работы (осуществления трудовых обязанностей). При этом должна быть учтена необходимость поддержания регулярной связи с руководством. В итоге допускается трудиться в любом удобном месте, где есть телефонная связь и доступ к стабильному интернету, чтобы в оперативном порядке улаживать рабочие моменты.

Между тем работа дистанционного сотрудника невозможна на территории иностранного государства. Такое положение связано с тем, что трудовое законодательство не распространяется на территории других стран, поэтому работодатель не сможет обеспечить подчиненному на удалёнке безопасные условия для занятости.

В этой связи место работы на удалёнке — это любое место жительства или временного пребывания сотрудника на удалёнке на территории России. При этом учитывается специфика региона. Так, если подчиненный проживает в пределах северных территорий или приравненных к ним местностей, а место работодателя, находится, например, в Москве, то зарплату работнику придётся перечислять с учетом «северных» надбавок. И обратно – в случае нахождения работодателя на Севере и проживания работника в столице, районный коэффициент при начислении зарплаты не учитывается (ст. 316 ТК РФ).

Способы поддержания деловых контактов с руководством следует подробно прописать в тексте соглашения о переводе подчинённого на удалённую работу. Если рассматриваемое допсоглашение или трудовой договор не включает обязанность сотрудника посещать офис по месту нахождения работодателя в согласованные дни, то он не обязан являться туда.

Поэтому работодатель неправомочен расторгнуть контракт с работником за систематическое непоявление по месту нахождения работодателя или за прогул, если подобные условия не прописаны в трудовом договоре. В такой ситуации вызов подчинённого на удалёнке в офис по месту расположения предприятия относится к служебной командировке. При этом если подчиненный располагает возможностью каждый день ездить из такого офиса к месту постоянного жительства, нужно будет перечислять суточные.

В нынешних условиях профилактики инфекции работа на удал связана только с заботой о здоровье и безопасности штата работников. В связи с этим маловероятно, что руководство будет настаивать на появлении в офисе, если по воле работодателя объявлен карантин.

Каким образом организуется охрана труда сотрудников, работающих удалённо

Оформление соглашения о дистанционной работе — это не единственное требование при переводе сотрудника на удаленку. Нельзя забывать о том, что удалённые сотрудники имеют такие же права и гарантии их соблюдения, что и остальные работники. Это касается и обеспечения безопасности труда со стороны работодателя. Между тем, набор обязанностей руководства по обеспечению безопасности и охраны труда касательно подчиненных на удалёнке отличается. Он несколько урезан, имеет ограниченный характер по сравнению с перечнем, установленным в отношении работников на стационарных местах. В сфере охраны труда работодатель несёт следующие обязанности в отношении дистанционных сотрудников (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ):

• осуществление расследования и ведение обязательного учёта профессиональных заболеваний и несчастных случаев;
• осуществление обязательного социального страхования штата на удалёнке от профессиональных заболеваний несчастных случаев на производстве;
• исполнение предписаний контролирующих инстанций в случае обнаружения фактов несоблюдения прав дистанционных работников;
• ознакомление дистанционных сотрудников с положениями охраны труда, если работа связана с аппаратурой и средствами, рекомендованными или отданными работодателем.

Все остальные обязанности руководства предприятия, зафиксированные трудовым законодательством, в этой части на работников на удалёнке не распространяются. Так, в отношении дистанционных подчиненных работодатель не несёт обязанности по:

• проведению спецоценки условий труда (СОУТ);
• организации обязательных медосмотров и психиатрических освидетельствований;
• приобретению за свой счёт и обеспечению сотрудников средствами индивидуальной защиты;
• проведению инструктажей по охране труда, стажировок и проверок знаний в части требований охраны труда;
• обеспечению режима труда и отдыха и так далее.

Итог

Перевод работника на удалёнку не составит труда, если между ним и работодателем достигнуто обоюдное согласие. В существующей обстановке распространения инфекции у работодателя есть возможность позаботиться о здоровье своего штата и уберечь подчиненных от опасности инфицирования, а также предотвратить значительные расходы на обеспечение охраны труда. В свою очередь, работник может более эффективно распланировать свое время для работы и предотвратить опасность заражения.